Versión 1.0 | Mayo 2026 | Última revisión: 19 de mayo de 2026
La Universidad de Jaén, en su calidad de responsable del tratamiento de los datos personales recabados a través del sitio web www.probiosoil.es y en el marco de la organización del Foro CYTED ProbioSOIL 2026, informa a los interesados sobre los tratamientos que realiza con sus datos personales, en cumplimiento del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales (en adelante, RGPD), y de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en adelante, LOPDGDD).
1. Responsable del tratamiento
Denominación: Universidad de Jaén (UJA)
NIF: Q2311001B
Domicilio: Campus Las Lagunillas, s/n, 23071 Jaén, España
Correo electrónico de contacto: congresoprobiosoil@ujaen.es
Teléfono: +34 953 21 2521
2. Delegado de Protección de Datos
La Universidad de Jaén ha designado un Delegado de Protección de Datos (DPD) en cumplimiento del artículo 37.1 del RGPD y del artículo 34 de la LOPDGDD, dada su naturaleza de organismo del sector público. El interesado puede dirigirse al DPD para cualquier cuestión relacionada con el tratamiento de sus datos personales o con el ejercicio de sus derechos:
Correo electrónico del DPD: dpo@ujaen.es
Dirección postal: Delegado de Protección de Datos, Universidad de Jaén, Campus Las Lagunillas, s/n, 23071 Jaén
3. Finalidades, bases legales, conservación y destinatarios
A continuación se describen todas las operaciones de tratamiento de datos personales llevadas a cabo por la Universidad de Jaén en relación con el Sitio Web y el Evento, con indicación de la base legal que legitima cada tratamiento, los plazos de conservación y los destinatarios de los datos.
| Tratamiento | Categorías de datos | Base legal (RGPD) | Conservación | Destinatarios |
| Navegación por el Sitio Web | Dirección IP, tipo de navegador, páginas visitadas, fecha y hora de acceso. | Interés legítimo del responsable (art. 6.1.f) | 12 meses | Hostinger (proveedor de alojamiento, UE) |
| Inscripción al Evento | Nombre, apellidos, correo electrónico, institución, departamento, país, ORCID (opcional), datos de pago (referencia de transferencia). | Ejecución de relación precontractual/contractual (art. 6.1.b) | 5 años desde el Evento (obligación contable y fiscal) | JotForm Inc. (EE.UU.); pasarela de pago externa certificada; CYTED (coordinación científica) |
| Envío de trabajos científicos | Nombre, apellidos, institución, país, ORCID (opcional), título del trabajo, resumen, palabras clave, coautores. | Consentimiento explícito del interesado (art. 6.1.a) | Duración del Evento + 3 años para e-Proceedings | JotForm Inc. (EE.UU.); Comité Científico; CYTED (publicación e-Proceedings) |
| Comunicaciones por correo electrónico | Nombre, dirección de correo electrónico, contenido de la comunicación. | Interés legítimo del responsable (art. 6.1.f) | 1 año desde la última comunicación | Proveedor de correo institucional UJA (UE) |
| Material fotográfico y audiovisual durante el Evento | Imagen y voz de los participantes. | Consentimiento del interesado (art. 6.1.a); interés legítimo para imágenes generales de sala (art. 6.1.f) | 3 años desde la celebración del Evento | Canales de comunicación institucional UJA y CYTED |
| Emisión de certificados de asistencia | Nombre completo, institución, modalidad de participación, fechas del Evento. | Ejecución de relación contractual (art. 6.1.b) | 5 años | El propio interesado; UJA (archivo institucional) |
| Publicación en e-Proceedings | Nombre, institución, país, título, resumen y palabras clave del trabajo. | Consentimiento explícito del interesado (art. 6.1.a) | Indefinida (publicación científica de acceso abierto), salvo revocación del consentimiento | CYTED; comunidad científica (acceso abierto) |
El interés legítimo invocado en los tratamientos de navegación y comunicaciones electrónicas ha sido objeto de la correspondiente prueba de ponderación conforme al art. 6.1.f del RGPD, concluyéndose que no prevalecen sobre los derechos e intereses de los interesados, dada la naturaleza puramente técnica y organizativa de dichos tratamientos.
3.1. Navegación por el Sitio Web
El acceso al Sitio Web implica la recogida automática de datos de navegación por parte del servidor de alojamiento (Hostinger), incluyendo la dirección IP del dispositivo, el tipo de navegador, el sistema operativo, las páginas visitadas y la fecha y hora de cada acceso. Estos datos se utilizan exclusivamente para el mantenimiento técnico del Sitio Web, la detección de intentos de acceso no autorizado y la elaboración de estadísticas agregadas de uso. No se utiliza ningún sistema de análisis de comportamiento individual del usuario.
Hostinger opera dentro del Espacio Económico Europeo y cumple con los requisitos del RGPD en calidad de encargado del tratamiento, conforme al acuerdo de encargo de tratamiento suscrito con la Universidad de Jaén.
3.2. Inscripción al Evento
Los datos facilitados en el formulario de inscripción son necesarios para la gestión integral de la participación en el Evento: confirmación de plaza, gestión del pago, emisión de certificados, comunicaciones organizativas y elaboración del welcome pack. Sin estos datos, no es posible formalizar la inscripción.
El formulario de inscripción se gestiona a través de la plataforma JotForm Inc., empresa con sede en San Francisco, California (EE.UU.), que actúa en calidad de encargado del tratamiento. JotForm cumple con el RGPD e incorpora cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea (Decisión de Ejecución 2021/914) para la transferencia internacional de datos. Puede consultar la política de privacidad y las garantías de JotForm en https://www.jotform.com/privacy/.
Los datos de pago (número de referencia de transferencia bancaria o datos procesados por pasarela de pago) se tratarán únicamente con la finalidad de verificar la realización del pago. La Universidad de Jaén no almacena datos de tarjetas de crédito; estos son procesados íntegramente por la pasarela de pago externa.
3.3. Envío de trabajos científicos
El envío de resúmenes científicos requiere el consentimiento expreso del autor de correspondencia, manifestado mediante la marcación de la casilla habilitada en el formulario. Dicho consentimiento puede revocarse en cualquier momento antes de la publicación del e-Proceedings; una vez publicado, la supresión del resumen deberá solicitarse al DPD, si bien pueden existir limitaciones derivadas de la naturaleza de la publicación científica.
Los datos de los coautores facilitados en el formulario son responsabilidad del autor de correspondencia, quien garantiza haber obtenido el consentimiento de dichos coautores para la comunicación de sus datos a la Organización.
3.4. Comunicaciones por correo electrónico
Cuando el Usuario se dirige a la Organización a través de las direcciónes de correo publicadas en el Sitio Web, los datos facilitados (nombre y correo electrónico, como mínimo) se tratarán únicamentepara dar respuesta a la consulta formulada y realizar el seguimiento organizativo que resulte necesario. No se utilizarán para el envío de comunicaciones no solicitadas.
3.5. Material fotográfico y audiovisual
Durante la celebración del Evento podrán realizarse fotografías y grabaciones de vídeo con fines de documentación institucional y difusión científica. Las imágenes de primer plano en las que sean identificables personas físicas determinadas requerirán el consentimiento específico de dichas personas, que podrá manifestarse mediante la aceptación de los presentes términos o a través de la comunicación positiva al inicio del Evento.
Las fotografías generales de sala, panorámicas o en las que los individuos no sean identificables de forma directa o indirecta, se basan en el interés legítimo de la Organización para la documentación del Evento. Los participantes que no deseen aparecer en ningún tipo de material deben comunicarlo expresamente a la Organización antes del inicio del Evento (congresoprobiosoil@ujaen.es); la Organización procurará atender dicha solicitud en la medida razonablemente posible.
3.6. Emisión de certificados de asistencia
El nombre completo, la institución y la modalidad de participación de cada asistente se tratarán para la emisión del certificado de asistencia y/o participación. Los certificados se envían exclusivamente al correo electrónico indicado en el formulario de inscripción. Los datos se conservarán durante cinco años para permitir la eventual expedición de duplicados.
3.7. Publicación en el libro de actas digital (e-Proceedings)
Los resúmenes aceptados por el Comité Científico podrán publicarse en el e-Proceedings del Evento con carácter de acceso abierto. Esta publicación se basa en el consentimiento expreso del autor de correspondencia. Los datos publicados incluirán el nombre, institución, país, título del trabajo, resumen y palabras clave. La revocación del consentimiento posterior a la publicación puede conllevar limitaciones prácticas derivadas de la naturaleza del documento científico, que serán valoradas caso por caso.
4. Transferencias internacionales de datos
Determinados tratamientos descritos en la sección anterior implican la transferencia de datos personales a países terceros fuera del Espacio Económico Europeo, en particular a los Estados Unidos. A continuación se detallan las transferencias existentes y las garantías aplicadas:
JotForm Inc. (Estados Unidos)
JotForm es el encargado del tratamiento para los formularios de inscripción y envío de trabajos. La transferencia se ampara en las Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea mediante Decisión de Ejecución 2021/914, de 4 de junio de 2021. JotForm está certificado bajo el Marco de Privacidad de Datos UE-EE.UU. (EU-U.S. Data Privacy Framework). Más información en: https://www.jotform.com/gdpr-compliance/.
Google LLC (Estados Unidos)
Google Maps se integra en la página de Ubicación del Sitio Web para facilitar la localización de la sede del Evento. La carga del mapa puede implicar la transmisión de datos de navegación a los servidores de Google. Google LLC participa en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE.UU. y aplica Cláusulas Contractuales Tipo. La página del mapa únicamente se activa si el Usuario acepta las cookies de terceros a través del panel de consentimiento. Más información en: https://policies.google.com/privacy.
CYTED – Programa Iberoamericano de Ciencia y Tecnología para el Desarrollo
CYTED tiene su sede en Madrid, España, y opera dentro de la Unión Europea. La comunicación de datos de participantes y contribuciones científicas a CYTED se realiza en el marco del acuerdo de colaboración establecido para la organización del Foro, sin implicar transferencia internacional.
5. Derechos de los interesados
En virtud de los artículos 15 a 21 del RGPD, cualquier persona cuyos datos personales sean tratados por la Universidad de Jaén en el marco del Sitio Web o del Evento tiene derecho a:
- Acceso (art. 15 RGPD): obtener confirmación de si se están tratando datos que le conciernen y, en su caso, acceder a dichos datos.
- Rectificación (art. 16 RGPD): solicitar la corrección de los datos inexactos o incompletos.
- Supresión (art. 17 RGPD): solicitar la eliminación de los datos cuando, entre otros motivos, ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recabados.
- Limitación del tratamiento (art. 18 RGPD): solicitar la restricción del tratamiento de sus datos en determinadas circunstancias.
- Portabilidad (art. 20 RGPD): recibir los datos que haya facilitado en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, cuando el tratamiento esté basado en el consentimiento o en un contrato.
- Oposición (art. 21 RGPD): oponerse al tratamiento de sus datos basado en interés legítimo, incluida la elaboración de perfiles.
- Revocación del consentimiento: retirar en cualquier momento el consentimiento otorgado, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo a la revocación.
Para ejercer cualquiera de estos derechos, el interesado puede dirigirse por escrito a congresoprobiosoil@ujaen.es o al DPD en dpd@ujaen.es, adjuntando copia de su documento de identidad. La Organización responderá en el plazo máximo de un mes desde la recepción de la solicitud, prorrogable por otros dos meses en casos de especial complejidad, previa notificación al interesado.
Si el interesado considera que el tratamiento de sus datos no es conforme con la normativa vigente, puede interponer una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), autoridad de control competente, a través de su sede electrónica en www.aepd.es, sin perjuicio de acudir a la vía judicial que estime oportuna.
6. Seguridad de los datos
La Universidad de Jaén aplica las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, conforme al artículo 32 del RGPD. Estas medidas incluyen, entre otras, el cifrado SSL/TLS de las comunicaciones, el control de acceso a los sistemas de información, la realización periódica de copias de seguridad y la formación del personal que accede a los datos.
En caso de que se produzca una violación de seguridad de los datos personales que entrañe un riesgo elevado para los derechos y libertades de los interesados, la Organización lo comunicará a los afectados sin dilación indebida, conforme al artículo 34 del RGPD.
7. Modificaciones de la Política de Privacidad
La Universidad de Jaén se reserva el derecho a modificar la presente Política de Privacidad para adaptarla a novedades legislativas, jurisprudenciales o de funcionamiento del Sitio Web. La fecha de última revisión figura en el encabezado del documento. Se recomienda al Usuario consultarla periódicamente.